정관 변경이란? 절차, 필요 서류, 소규모 특례까지 한 번에 정리
정관 뜻과 기재사항 종류, 언제 정관 변경이 필요한지, 6단계 변경 절차와 필요 서류까지 실무에서 자주 묻는 사항들을 정리했습니다.
정관 뜻
정관은 회사의 조직과 운영 방식을 담은 근본 규칙입니다.
국가로 치면 헌법, 아파트로 치면 관리규약에 해당한다고 볼 수 있습니다.
법은 기업의 자율적 운영을 폭넓게 인정하지만, 정관만큼은 예외입니다.
상법은 반드시 기재해야 할 사항을 직접 규정하고 있습니다. 이를 필수적 기재사항이라고 합니다.
이 밖에도 상대적 기재사항과 임의적 기재사항이 있습니다.
정관 기재사항 구분
- 필수적 기재사항: 꼭 적어야 합니다. 빠지면 정관 자체가 무효가 될 수 있습니다.
- 상대적 기재사항: 정관에 써야만 효력이 생깁니다. 스톡옵션, 종류주식처럼 활용 계획이 있다면 미리 넣어둬야 합니다.
- 임의적 기재사항: 강행규정에 반하지 않는 한 회사가 자유롭게 정할 수 있습니다.
필수적 기재사항
다음 내용은 상법 제289조 제1항에 따라 필수적으로 써야 합니다.
이를 누락하면 정관이 무효가 될 수 있습니다.
- 회사의 목적
- 상호(회사명)
- 발행할 주식의 총수
- 1주의 금액
- 본점 소재지
- 회사 공고 방법
- 발기인의 인적사항
상법 제289조 제1항
발기인은 정관을 작성하여 다음의 사항을 적고 각 발기인이 기명날인 또는 서명하여야 한다.
상대적 기재사항
다음 내용은 정관에 기재할 때에만 효력을 발휘합니다.
- 스톡옵션
- 종류주식
- 제3자 배정
- 중간배당
- 이사회 내 위원회
- 현물배당
예를 들어 스톡옵션의 경우 상법 제340조의2에 따라 정관으로 정하는 바에 따라 해당 권리를 부여할 수 있습니다.
만약 정관에 조항이 없으면 주주총회 결의가 있어도 스톡옵션 부여가 어렵습니다.
이와 같이 상대적 기재사항은 정관으로 미리 규정해둬야 해당 제도를 도입할 수 있습니다.
구두 합의나 의사회 결의만으로는 실질적인 효력을 발휘하지 못하게 됩니다.
상법 제340조의2 제1항
회사는 정관으로 정하는 바에 따라 제434조의 주주총회의 결의로 회사의 설립·경영 및 기술혁신 등에 기여하거나 기여할 수 있는 회사의 이사, 집행임원, 감사 또는 피용자(被用者)에게 미리 정한 가액(이하 "주식매수선택권의 행사가액"이라 한다)으로 신주를 인수하거나 자기의 주식을 매수할 수 있는 권리(이하 "주식매수선택권"이라 한다)를 부여할 수 있다.
임의적 기재사항
강행규정이나 사회질서에 반하지 않는 범위 내에서 자유롭게 규정 가능합니다.
이들은 정관의 일부로서 구속력을 가집니다. 다음과 같은 것들이 임의적 기재사항에 해당합니다.
- 이사 및 감사의 수
- 사업연도
- 정기주주총회 개최 시기
정관 변경, 언제 필요한가요?
정관에 적힌 내용을 바꾸려면 정관 변경 절차를 순서대로 밟아야 합니다.
절차를 무시하고 운영하면, 그 행위 자체가 무효가 될 수 있습니다.
예를 들어 정관에 이사 5명 이내로 정해뒀다면, 이사회 결의만으로 6번째 이사를 선임하는 것은 효력이 없습니다.
특히 상호 변경, 본점 이전처럼 필수기재 사항이 바뀌는 경우에는 정관 변경과 함께 변경 등기까지 마쳐야 합니다.
정관 변경 시 필요한 문서
- 주주총회 의사록(공증 필요)
- 정관 개정안
- 법인 등기사항증명서
- 법인 인감 증명서, 인감도장
정관 변경 절차
정관 변경은 주주총회 특별결의가 필요합니다.
일반 안건보다 요건이 엄격한 만큼, 아래 6단계 절차를 꼼꼼하게 챙기는 것이 중요합니다.
- 개정안 작성 및 법규 검토: 변경 조항을 정하고, 상법, 자본시장법 등 강행법규 위반 여부를 확인합니다.
- 이사회 결의: 이사회에서 주주총회 소집을 결의합니다. 이사가 2인 이하라면 이 단계를 생략할 수 있습니다.
- 주주총회 소집 통지: 2주 전 소집통지서 발송합니다(원칙). 다만 자본금 10억 미만 소규모 회사는 10일 전 통지하거나 생략할 수 있습니다.
- 주주총회 특별결의: 출석주주의 의결권 ⅔ 이상, 발행주식 총수의 ⅓ 이상의 찬성이 있어야 통과됩니다.
- 의사록 작성: 개최 일시, 장소, 발행주식 총수, 출석주식 수, 표결 결과를 빠짐없이 기재합니다.
- 변경 등기 신청: 결의일로부터 2주 이내 변경 등기를 마쳐야 합니다. 기한을 넘기면 과태료가 부과될 수 있습니다.
자본금 10억 미만 소규모 특례
자본금 총액이 10억 원 미만인 소규모 주식회사는 상법상 여러 절차를 간소화할 수 있습니다.
초기 스타트업의 대부분이 여기에 해당합니다.
주주총회를 생략하고 주주 전원 서면결의서로 대체할 수 있습니다.
서면결의서는 주주 전원의 동의가 있어야 유효합니다.
일부 주주라도 동의를 거부하면 서면결의로 진행할 수 없으므로, 주주 구성을 미리 파악해두는 것이 중요합니다.
특례 항목 | 내용 |
|---|---|
소집 통지 단축 | 2주 전이 아닌 10일 전 통지로 가능. 정관으로 더 단축할 수도 있습니다. |
주주 전원 서면결의 | 주주 전원이 서면결의서에 동의하면 주주총회 개최 없이 결의가 이루어진 것으로 봅니다. |
이사회 결의 생략 | 이사가 2인 이하인 경우 이사회 결의 없이 진행할 수 있습니다. |
자주 묻는 질문
Q. 스톡옵션 조항이 없는데 지금 당장 부여해야 한다면?
A. 정관에 근거가 없으면 스톡옵션을 부여할 수 없습니다.
정관 변경(주주총회 특별결의) → 변경 등기를 마친 후에야 스톡옵션 부여 주주총회 결의를 진행할 수 있습니다.
투자 유치나 임직원 보상 계획이 있다면 미리 조항을 넣어두는 것이 현명합니다.
Q. 정관 변경 등기를 2주 안에 못 하면 어떻게 되나요?
A. 상법 제635조에 따라 등기 해태(기한 초과)에 대해 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다.
과태료는 회사가 아닌 대표이사 개인에게 직접 부과되므로 각별히 주의해야 합니다.
상법 제635조 제1항
다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 행위를 한 경우에는 500만원 이하의 과태료를 부과한다.
Q. 본점 소재지를 시·구 단위로만 써도 되나요?
A. 가능합니다. 정관에 시·구 단위로만 기재해두면, 같은 시·구 내에서 이전할 때 정관 변경 없이 이사회 결의만으로 처리할 수 있습니다.
자주 이전할 것이 예상된다면 최소 행정 단위로 기재하는 것이 편리합니다.
Q. 주주 전원이 동의하면 주주총회 없이 정관을 바꿀 수 있나요?
A. 자본금 10억 원 미만 소규모 회사에 한해 가능합니다.
주주 전원이 서면결의서에 동의하면 주주총회를 개최하지 않아도 결의한 것으로 인정됩니다.
단 주주 중 한 명이라도 거부하면 실제 총회를 열어야 합니다.
상법 제363조 제4항
자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 주주 전원의 동의가 있을 경우에는 소집절차 없이 주주총회를 개최할 수 있고, 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의를 갈음할 수 있다.
체계적으로 관리하세요!
정관 변경부터 등기까지, 관련 서류를 정확하게 작성하고 기한 안에 처리하는 것이 핵심입니다.
특히 의사록·개정안·인감증명서처럼 함께 관리해야 하는 문서가 많을수록 누락이 생기기 쉽습니다.
이제 각종 서류를 로폼에서 디지털화하고 보다 효율적으로 업무를 처리하세요.
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