2026 주주총회 웨비나 강의안 - 정기주주총회 절차, 필요 문서 총정리

2026년 주주총회, 우리 회사에 맞는 '지름길'을 알고 계신가요? 자본금 10억 원 미만 기업을 위한 소규모 특례부터 최신 상법 개정안(이사의 충실의무 확대)까지, 로폼의 상황별 진단 시스템을 통해 복잡한 절차를 한눈에 정리해 드립니다.

주주총회란?

주주총회는 기업의 실질적인 주인인 주주들이 한자리에 모여 회사의 명운이 걸린 핵심 사항을 결정하는 '최고 의사결정기관'입니다.

상법과 국가의 관점에서 주주총회는 단순히 경영 성과를 보고하는 자리가 아닙니다.

이는 경영진의 독단을 견제하고 주주의 권리를 실질적으로 보호하기 위해 마련된 상법상의 핵심적인 민주적 통제 장치로서 큰 법적 의의를 가집니다.

주주총회 개최 의무와 의의

상법은 주주총회 개최를 기업의 선택 사항이 아닌 '법적 강제 의무'로 규정하고 있습니다.

이는 기업 경영의 투명성을 확보하고 주주의 알 권리를 보장해 건전한 자본주의 질서를 유지하기 위함입니다.

만약 정해진 시기에 주주총회를 열지 않거나 적법한 절차를 무시하고 진행할 경우, 그 결의는 무효가 될 수 있을 뿐만 아니라 경영진은 과태료 등 법적 책임을 면하기 어렵습니다.

실제로 상법 규정에 따라 정기총회를 소집하지 않거나 절차상 중대한 하자가 발생할 경우 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있으므로 매년 세심한 주의와 체계적인 준비가 필요합니다.

주주총회 개최 시기

주주총회는 개최 목적과 정례화 여부에 따라 정기 주주총회와 임시 주주총회로 구분됩니다.

본 웨비나에서는 매년 연례 행사로 치러지는 정기 주주총회를 중심으로 실무 내용을 다룰 예정입니다.

1. 정기 주주총회

• 참석 대상: 결산일까지 주주명부에 등재된 주주
• 개최 시기: 매년 1회, 보통 결산기 종료 후 3개월 이내(12월 결산법인의 경우 3월 말)에 개최합니다.
• 개최 의무: 상법상 반드시 개최해야 하는 필수 절차입니다.

2. 임시 주주총회

• 참석 대상: 소집통지일 당시 주주명부에 등재된 주주
• 개최 시기: 신규 이사 선임, 긴급한 정관 변경, 증자 등 경영상 즉각적인 의결이 필요한 안건이 발생할 때마다 수시로 소집합니다.
• 개최 성격: 정기 주주총회와 달리 필요에 의해 열리는 임의 개최 성격을 띠지만, 의결이 필요한 중대 사안이 생겼을 때는 지체 없이 적법한 소집 절차를 밟아야 합니다.

주주총회 결의 사항 및 요건

주주총회에서 결정되는 모든 안건은 상법에 따라 보통결의와 특별결의로 엄격히 구분됩니다.

이는 회사의 근간을 흔들 수 있는 중대 사안일수록 더 많은 주주의 동의를 얻도록 법으로 강제함으로써, 대주주의 독단으로부터 소액 주주의 권익을 보호하고 경영의 민주성을 확보하기 위함입니다.

따라서 경영진은 안건별 성격에 맞는 정확한 찬성 주식 수를 미리 파악하고 확보해야만 의결의 법적 효력을 온전히 갖출 수 있습니다.

규모별 주주총회 절차와 소규모 회사 특례

기업의 규모에 따라 주주총회 절차에 차이가 발생할 수 있습니다.

원칙적으로는 이사회를 열어 총회 소집을 결의하고, 모든 주주에게 일일이 통지서를 발송해야 하는 등 복잡한 행정 과정이 뒤따릅니다.

하지만 소규모 기업에게 이러한 절차를 모두 따르도록 강요하는 것은 비효율적입니다.

이에 국가 차원에서 이러한 행정적 부담을 덜어주기 위해 자본금 10억 원 미만의 법인에게는 '소규모 회사 특례'를 부여하고 있습니다.

이 특례를 활용하면 서류만으로 주총을 대신하거나 통지 기간을 단축하는 등 보다 신속하고 효율적인 운영이 가능합니다.

우리 회사에 맞는 최적의 경로는?

기업의 규모와 주주들의 협조 가능 여부에 따라 아래의 6가지 선택지로 구분할 수 있습니다.

기업별 주총 절차를 줄이기 위한 팁을 간단하게 요약했으니 바로 확인해 보세요.

자세한 내용은 오늘 웨비나 및 본 강의안에서 상세하게 설명해드립니다.

자본금 10억 이상 기업의 주주총회 절차

자본금 10억 원 이상인 기업은 상법의 표준 절차를 엄격히 준수해야 합니다. (통상 2개월 소요)

절차상의 하자는 향후 결의 무효나 취소 소송의 원인이 될 수 있습니다.

1. 이사회 소집 및 결의

• 주주총회 소집을 위한 이사회를 먼저 개최합니다.
• 이사 3인 이상과 감사가 참석해 주총의 일시, 장소, 의안을 확정하고 이사회 의사록을 남깁니다.

2. 2주 전 소집 통지

• 주주총회일 2주(14일) 전까지 각 주주에게 서면 또는 전자문서로 통지서를 발송합니다.

3. 의결 및 공증

• 실제 주주총회를 개최해 안건을 의결합니다.
• 임원 선임 등 등기 사항이 포함된 경우 의사록에 대한 공증인 인증이 필요합니다.

자본금 10억 미만 기업의 주주총회 절차

자본금 10억 미만의 소규모 기업은 실무 상황에 따라 파격적인 절차 생략이 가능합니다. (1일 만에 처리 가능)

이사가 3인 미만이라면 이사회를 구성하지 않아도 되므로 이사회 소집 및 결의 단계를 건너뛸 수 있습니다.

또한 주주 전원의 동의가 있다면 주주총회 소집 절차 자체를 생략할 수도 있습니다.

뿐만 아니라 주주 전원 동의 시 주주총회 결의를 '서면결의'로 대신할 수 있습니다.

정리하자면 일련의 절차를 이사결정서와 서면결의로 대체함으로써 하루 만에 처리할 수 있습니다.

아래 스마트 가이드로 기업별 적합한 절차와 문서를 쉽게 확인해 보세요!

전자서명으로 끝내는 주주총회 (소규모 기업 대상)

일정 요건을 충족하면 주주총회를 실제로 개최하지 않고, 전자서명만으로 결의를 마무리할 수 있습니다.

다만 단순히 “전자 방식이기 때문”이 아니라 상법상 요건을 모두 충족했기 때문에 가능한 절차입니다.

아래 요건을 모두 충족했다면 전자서명으로 주주총회를 마무리 해보세요.

1. 자본금 10억 원 미만의 회사
2. 각 주주의 전자문서 수령에 대한 동의
3. 안건의 주주 전원 동의

1. 전자문서 수령에 대한 동의

상법 제363조에 따라 주주총회 소집통지를 전자문서로 하려면 각 주주의 동의가 필요합니다.

따라서 이메일, 전자결재 시스템, 전자서명 서비스 등을 활용하기 전에 주주가 전자적 방식으로 문서를 수령하는 것에 동의했는지를 명확히 확보해야 합니다.

이 동의는 사전에 받아두는 것이 가장 안전합니다.

2. 자본금 10억 원 미만 + 주주 전원 동의

상법은 소규모 특례를 규정하고 있습니다.

자본금이 10억 원 미만이고 주주 전원이 안건에 동의했다면 실제 총회를 소집하거나 개최하지 않아도 결의는 유효합니다.

이때 서면에 의한 결의를 전자문서로 처리할 수 있습니다.

서면의 의한 결의는 전자문서로 가능할까?

위 규정에 따라 상법상 '서면'은 전자문서로 대체할 수 있습니다.
전자서명이나 전자결재 시스템을 활용해 주주총회를 처리할 수 있습니다.

결국 자본금 10억 원 미만 회사에서
① 전자문서 사용에 대한 각 주주의 동의를 확보하고
② 결의사항에 대해 주주 전원의 동의를 받았다면

전자문서를 이용해 서면결의로 주주총회를 갈음할 수 있습니다.

전자서명으로 끝내는 주주총회는 전원 동의와 그에 대한 명확한 증빙 확보가 핵심입니다.

로폼비즈니스에서 무제한 전자서명을 제공하고 있으니 바로 확인해 보세요.

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2026 주주총회 트렌드 (모든 기업 대상)

주주총회를 둘러싼 비즈니스 환경과 규제는 매년 진화합니다.

기업이 과거의 관성대로 주총을 운영하다가 최신 법 개정 사항을 놓칠 경우, 예기치 못한 민·형사상 리스크에 노출될 수 있습니다.

따라서 매년 변경되는 트렌드를 기민하게 확인해야 합니다.

2026년 주총 시즌에 반드시 확인해야 할 두 가지 변화와 온라인 주총 이슈를 정리했습니다.

이사의 충실의무 대상 확대 (2025.07 상법 개정)

2025년 하반기부터 시행된 상법 개정안은 이사의 법적 책임을 한 차원 더 높이고 있습니다.

과거 이사는 오직 '회사'의 이익만을 최우선으로 하면 되었으나, 이제는 '주주'에 대한 직접적인 충실 의무를 부담하게 되었습니다.

이 개정안의 실무적 의의는 매우 큽니다.

이제 이사는 회사 전체의 이익이라는 명목으로 소액 주주에게 불리한 결정(예: 불공정한 합병 비율, 주주 가치를 훼손하는 자산 매각 등)을 내릴 경우 배임 또는 손해배상 책임을 질 가능성이 커졌습니다.

과거 법원은 주주 개인의 손해를 회사에 대한 손해와 별개로 보아 보수적으로 판단했으나, 앞으로는 판결의 잣대가 주주 가치 중심으로 변화할 것이므로 안건 상정 전 정밀한 검토가 필수적입니다.

기관투자자의 참여 강화 (스튜어드십 코드)

금융당국이 2025년 12월 발표한 '스튜어드십 코드 내실화 방안'은 기관투자자가 투자한 기업의 의사결정에 더 깊숙이 관여하도록 독려하고 있습니다. 이에 따라 기관투자자는 이제 단순 투자자를 넘어 주주의 이익을 감시하는 '집사(Steward)' 역할을 수행합니다.

여기서 말하는 '집사' 역할이란 주인이 맡긴 재산을 성실히 관리하듯, 돈을 대신 맡아서 운용하며 해당 기업의 경영진이 올바른 결정을 내리는지 꼼꼼히 살피는 책임을 가짐을 의미합니다.

이에 따라 주주제안이나 반대 의결권 행사 비율이 급증할 수 있으므로, 기업은 주주총회 전 사전 소통 채널을 상시 가동하는 것이 좋습니다.

온라인 주총도 가능한가요?

많은 비즈니스 절차가 비대면으로 전환되면서 주주총회 역시 온라인으로 진행 가능한지 궁금해하는 기업이 많습니다.

결론부터 말씀드리면, 주주총회를 100% 온라인으로만 진행하는 것에는 법적 리스크가 따릅니다.

상법 제364조는 주주총회를 본점 소재지나 이에 인접한 곳에서 소집하도록 규정하고 있는데, 온라인 가상 공간이 이에 해당한다는 명시적 규정이 아직 없기 때문입니다.

따라서 오직 온라인으로만 개최한다면 주총 결의 취소 사유가 될 소지가 있습니다.

1. 이사회는 비대면으로 진행 가능

주주총회와는 달리 이사회는 상대적으로 유연하게 운영 가능합니다.

이사회 소집 절차를 생략하거나, 이사 전원이 화상 회의 시스템 등을 통한 비대면 이사회 진행에 동의하면 법적으로 유효한 결의가 가능합니다. 

또한 앞서 언급한 대로 소규모 법인은 주주총회 개최를 서면결의로 갈음해 사실상 비대면으로 진행할 수 있습니다.

2. 주주총회 온라인 중계 가능

정기주주총회 진행 상황을 온라인으로 중계하는 것은 가능합니다.

단 원칙적으로 이때 화면으로만 참여하는 주주는 '출석 주주'로 인정되지 않습니다.

대신 ‘오프라인 총회 개최 + 전자투표’를 병행(하이브리드 형태)하거나, 소규모 특례를 이용해 서면결의로 갈음하는 방법은 가능합니다.

3. 주주총회 마무리는 어떻게 하나요?

주주총회가 끝난 뒤에는 법인등기부등본에 반영할 사항에 대해 법인 등기로 마무리합니다.

만약 등기가 필요함에도 불구하고 이를 누락한다면 과태료가 부과될 수 있으므로 아래 표를 통해 등기 필요 여부를 확인하시기 바랍니다.

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성공적인 주주총회 준비의 핵심은 우리 회사의 정확한 규모를 파악하고, 그에 맞는 양식을 사용하는 것입니다.

로폼비즈니스는 복잡한 주총 프로세스를 한눈에 파악할 수 있는 대시보드와 자동작성 시스템을 통해 실무자의 행정 부담을 덜어드립니다.

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