경력증명서 발급 쉽게 하는 방법: 조건, 양식, 대체 서류
퇴사한 직원에게서 경력증명서 발급 요청이 왔나요? 인사담당자가 꼭 알아야 할 발급 조건부터 절차와 표준 양식까지 한 번에 정리했습니다.
경력증명서 발급 의무
퇴사한 직원이 경력증명서를 떼달라고 할 때, 무조건 응해야 할까요?
그렇다면 10년 전에 퇴사한 사람의 요청도 처리해야 할까요?
인사담당자라면 법적 발급 의무가 발생하는 조건을 명확히 알아두고 정확하게 대응하는 것이 필요합니다.
이를 위해 먼저 짚고 넘어가자면, 경력증명서 발급 의무는 재직증명서와 마찬가지로 근로기준법 제39조에서 비롯합니다.
근로기준법 제39조 제1항
사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다.
누구에게나 발급해줘야 하나요?
근로기준법에 따르면 회사는 근로자가 '퇴직한 후라도' 증명서를 청구하면 즉시 발급해야 합니다.
단 동법 시행령 제19조는 이 청구권의 대상을 구체적으로 정하고 있습니다.
이에 따라 경력증명서를 요청할 수 있는 근로자는 ‘계속해서 30일 이상 근무’하고, ‘퇴직 후 3년 이내’에 청구하는 경우로 한정됩니다.
경력증명서 발급 조건
- 회사의 지휘·감독 아래 임금을 목적으로 근로를 제공한 직원 (근로기준법상 근로자)
- 30일 이상 계속 근무했던 근로자 (근로기준법 시행령 제19조)
- 퇴직 후 3년 이내에 청구한 경우 (근로기준법 시행령 제19조)
- 독립적으로 일했던 프리랜서나 위수탁 계약자는 원칙적으로 제외
위 조건을 모두 충족한 근로자가 요청하면 회사는 증명서를 즉시 발급해야 합니다.
만약 정당한 사유 없이 이를 거부하면 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있으므로 신속한 처리가 중요합니다.
근로기준법 시행령 제19조
법 제39조제1항에 따라 사용증명서를 청구할 수 있는 자는 계속하여 30일 이상 근무한 근로자로 하되, 청구할 수 있는 기한은 퇴직 후 3년 이내로 한다.
경력증명서 발급 실무 절차
오랜만에 걸려온 전화.
"안녕하세요, 저 2년 전에 근무했던 OOO입니다. 경력증명서 발급 좀 부탁드려요."
재직증명서와 달리 경력증명서는 퇴사자의 기록을 찾아야 하므로 조금 더 손이 갈 수 있습니다.
체계적인 프로세스 없이는 업무 효율이 떨어지고 실수가 발생하기 쉽습니다.
반복되는 요청에 실수를 줄이고 업무 효율을 높이기 위해 아래 3단계 실무 프로세스를 업무에 적용해 보세요.
1. 요청 접수 및 요구 사항 확인
퇴사한 근로자에게 발급 용도(예: 이직 회사 제출용, 관공서 제출용)를 확인하는 것이 첫 단계입니다.
특히 근로기준법 제39조 제1항에 따라 근로자는 '업무 종류, 지위와 임금' 등 자신에게 필요한 사항을 구체적으로 요청할 수 있습니다.
사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 대해 요청받았다면 반드시 포함해서 작성해야 합니다.
2. 인사 정보 확인 및 양식 작성
인사 기록(퇴직자 관리대장 등)을 바탕으로 다음 내용을 확인하고 양식에 기재합니다.
- 근로자의 재직 기간(입사일/퇴사일)
- 최종 소속 부서
- 최종 직위, 담당 업무 등
근로자가 요구하지 않은 사항 기재 금지!
없는 사실을 거짓으로 기재하는 것뿐만 아니라 사실을 쓰는 것도 문제가 될 수 있습니다!
근로기준법 제39조 제2항은 “증명서에는 근로자가 요구한 사항만을 적어야 한다”라고 명시하고 있습니다.
만약 근로자가 요청하지 않은 불리한 정보(예: 징계 내역, 낮은 인사고과 등)를 임의로 기재하면 과태료가 부과될 수 있습니다.
3. 결재, 직인 날인 후 교부
내부 규정에 따라 결재를 진행하고, 회사 인감을 날인해 공식 문서로서의 효력을 갖춘 뒤 근로자에게 교부합니다.
기존의 문서 출력, 스캔, 날인, 이메일 발송 과정이 번거롭다면 로폼의 전자서명(전자날인) 기능을 활용해 보세요.
자동작성부터 전자날인, PDF 파일 전달까지 원스톱으로 진행할 수 있습니다.
경력증명서 표준 양식
법으로 정해진 서식은 없지만, 공식 문서로서 효력을 갖추려면 필요한 항목들이 있습니다.
재직증명서와 전체적인 구성이 유사하지만, 경력증명서는 퇴사한 직원의 '경력'을 증명하는 데 좀 더 초점을 맞춥니다.
| 경력증명서 필수 기재 항목 | |
|---|---|
| 근로자 정보 | 성명, 생년월일(또는 주민등록번호), 주소 |
| 회사 정보 | 회사명, 사업자등록번호, 회사 주소 |
| 경력 사항 | 재직 기간(입사일 ~ 퇴사일), 최종 소속 부서, 최종 직위, 담당 업무 |
| 기타 사항 | 발급 용도(예: 회사 제출용), 발급 연월일, 회사 직인 날인 |
로폼 자동작성 양식
매번 퇴직자 인사 기록을 찾아 수기로 입력하는 업무가 번거로우신가요?
로폼의 자동작성은 이러한 반복 업무의 시간을 획기적으로 줄여줍니다.
어떻게 가능할까요?
퇴직 근로자의 정보와 재직 기간, 담당 업무 등만 입력하면 법적 기준에 맞는 양식이 자동으로 생성됩니다.
매번 파일을 열어 복사, 붙여넣기, 수정하던 과정을 클릭 몇 번으로 단축할 수 있죠.
이제 로폼으로 업무 효율을 높이고, 일관된 품질의 문서를 발급하세요.
대체 서류의 용도와 유의사항
한편 근로자(퇴직자)가 전 직장에 연락하기 어렵거나 회사가 폐업한 경우, 경력 사실을 증명할 수 있는 공적 서류들이 있습니다.
물론 인사담당자는 근로자의 정당한 경력증명서 발급 요청을 이러한 대체 서류 발급 안내로 대신해서는 안 됩니다.
발급 의무를 위반한 것으로 간주되어 과태료가 부과될 수 있기 때문입니다.
아래 내용은 근로자가 어쩔 수 없는 경우에 활용할 수 있도록 하세요.
경력증명서 대체 서류
- 국민연금 가입증명서: 국민연금공단에서 발급 가능하며, '재직 기간'을 객관적으로 증명할 수 있습니다.
- 고용보험 피보험자격 이력내역서: 고용보험공단에서 발급 가능하며, 취득/상실 이력을 통해 재직 기간을 증명합니다.
- 건강보험 자격득실확인서: 국민건강보험공단에서 발급 가능하며, 건강보험 가입 이력으로 재직 기간을 증명합니다.
이 서류들은 재직 기간을 증명하는데 용이하지만, 소속 부서, 최종 직위, '담당 업무' 등 상세한 정보는 포함하지 않습니다.
따라서 공식 경력증명서를 완전히 대체하기는 어렵고, 이직처 등 제출처에 먼저 문의해서 대체 가능 여부를 확인하는 것이 좋습니다.
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