재직증명서 발급 쉽게 하는 방법: 조건, 양식, 대체 서류

매번 반복되는 재직증명서 발급 요청, 정확하고 신속하게 처리하고 계신가요? 인사담당자가 꼭 알아야 할 발급 조건, 필수 양식, 관련 법규까지 실무 중심으로 총정리해 드립니다.

재직증명서 발급 조건

직원들이 재직증명서를 떼달라고 할 때, 무조건 응해야 할까요? 아닙니다.

인사담당자라면 법적 발급 의무가 발생하는 조건을 명확히 알아두고 정확하게 대응하세요.

재직증명서 발급 의무는 근로기준법 제39조에서 비롯합니다.

따라서 요청자가 ‘근로기준법상 근로자’에 해당해야 회사에 발급 의무가 생깁니다.

그리고 동법 시행령 제19조는 그중에서도 계속해서 30일 이상 근무한 근로자여야 한다고 발급 대상을 구체적으로 정하고 있습니다.

이를 정리하면 다음과 같습니다.

✅ 회사의 지휘·감독 아래 임금을 목적으로 근로를 제공하는 직원 (근로기준법상 근로자)

❎ 독립적으로 일하는 프리랜서나 위수탁 계약자는 원칙적으로 제외

✅ 30일 이상 계속 근무한 근로자 (근로기준법 시행령)

✅ 정규직, 계약직 등 고용 형태와 무관

위 조건을 모두 충족한 근로자가 요청하면 회사는 증명서를 즉시 발급해야 합니다.

만약 정당한 사유 없이 이를 거부하면 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있으므로 신속한 처리가 중요합니다.

재직증명서 발급 절차

월말 정산으로 바쁜데 여기저기서 울리는 메신저 알림.

팀장님, 재직증명서 발급 부탁 드립니다!

간단한 요청 같지만 용도 확인하고 인사 기록 뒤져서 정보 입력하고, 결재 올리고… 은근히 손이 많이 가는 업무죠.

체계적인 프로세스 없이는 업무 효율이 떨어지고 실수가 발생하기 쉽습니다.

반복되는 요청에 실수를 줄이고 업무 효율을 높이기 위해 아래 3단계 실무 프로세스를 업무에 적용해 보세요.

1. 요청 접수 및 용도 확인

근로자에게 발급 용도와 제출처(은행, 관공서 등)를 명확히 확인하는 것이 첫 단계입니다.

이는 불필요한 재발급을 막고, 제출처에서 요구하는 필수 정보가 누락되지 않도록 하기 위함입니다.

[재직증명서 용도, 관련 규정이 더 알고 싶으신가요?]

2. 인사 정보 확인 및 양식 작성

인사 기록을 바탕으로 근로자의 입사일, 소속 부서, 직위 등 정보를 정확히 확인하고 양식에 기재합니다.

대부분의 고유의 표준 양식을 갖추고 있지만, 이제 막 성장하는 스타트업이라면 아직 정해진 서식이 없어 인터넷에서 급하게 양식을 찾아 편집하는 경우도 많습니다.

어떤 양식을 사용하든 인사 기록을 옮겨 적는 과정에서 오탈자가 발생하지 않도록 교차 확인은 필수입니다.

이때 로폼에서 제공하는 재직증명서를 사용하면 필수 항목이 포함된 표준 양식으로 보다 간편하게 업무를 처리할 수 있습니다.

3. 결재, 직인 날인 후 교부

내부 규정에 따라 결재를 진행하고, 회사 인감을 날인해 공식 문서로서의 효력을 갖춘 뒤 근로자에게 교부합니다.

비대면 교부를 할 때, 예를 들어 메신저나 이메일로 전달할 때에도 날인된 최종본을 전달해야 합니다.

기존의 문서 출력, 스캔, 날인 과정이 번거롭다면 로폼의 전자서명 기능을 활용해 보세요.

자동작성부터 전자서명, 전달까지 원스톱으로 진행할 수 있습니다.

재직증명서 표준 양식

재직증명서는 법으로 정해진 서식은 없지만, 공식 문서로서 효력을 갖추려면 반드시 들어가야 할 내용들이 있습니다.

주요 카테고리로 분류하면 근로자 정보, 회사 정보, 재직 사항인데요. 아래 표로 정리했으니 확인해 보세요.

로폼 자동작성 양식

매번 인사 기록을 찾아 수기로 입력하는 업무가 번거로우신가요?

로폼의 자동작성은 이러한 반복 업무의 시간을 획기적으로 줄여줍니다.

어떻게 가능할까요?

한번 저장해 둔 회사 정보를 자동으로 불러오고, 정갈한 표와 필요한 문구도 알아서 만들어 냅니다.

매번 파일을 열어 복사, 붙여넣기, 수정하던 과정을 클릭 몇 번으로 단축할 수 있죠.

이제 로폼으로 업무 효율을 높이고, 일관된 품질의 문서를 발급하세요.

대체 서류의 용도와 유의사항

근로자가 회사 요청 없이도 재직 사실을 증명할 수 있는 공적 서류들이 있습니다.

하지만 인사담당자는 근로자의 정당한 재직증명서 발급 요청을 이러한 대체 서류 발급 안내로 대신해서는 안 됩니다.

발급 의무를 위반한 것으로 간주되어 과태료가 부과될 수 있기 때문입니다.

아래 내용은 근로자가 해당 서류를 활용할 수 있는 경우에 대한 참고 정보입니다.

물론 이 서류들은 소속 부서나 직위 등 상세한 정보는 포함하지 않으므로 공식 재직증명서를 완전히 대체하기는 어렵습니다.

따라서 제출처에 먼저 직접 문의 후 가능하다고 대체 서류 발급을 진행하는 것이 좋습니다.

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