회사운영 :: 정기 주주총회 꼭 3월에 개최?

정기 주주총회를 왜 3월에 개최해야 하는 지 꼭 해야 하는지 알려드립니다.

안녕하세요, 법률문서 자동작성 플랫폼 “로폼”입니다.

3월이 되면 서로 약속이나 한 듯이 여러 회사에서 ‘정기주주총회’를 개최한다는 소식이 들려옵니다. 회사에서는 보통 정기주주총회를 3월 중에서도 특히 마지막 주에 많이 개최하는데요. 종종 특정 일자에 정기주주총회가 겹쳐 여러 회사의 지분을 가진 주주분들은 다른 회사의 정기주주총회에 참석하지 못해 의결권을 행사하지 못하는 불상사가 생기기도 합니다. 

도대체 왜 회사에서는 일 년 열두 달 중 꼭 3월에 정기주주총회를 개최하는 걸까요? 혹시 정기주주총회를 3월에 진행해야 한다는 법이라도 있는 걸까요? 귀찮기만 한 정기주주총회는 꼭 매년 해야 하나요? 

이맘때쯤이면 개최되는 정기주주총회에 대한 궁금증, 로폼에서 해결해드립니다!

정기주주총회는 꼭 3월에 해야 하나요?

상법에 따르면 정기주주총회는 매년 1회 일정한 시기에 이를 소집해야 한다고 명시되어 있으나 일정한 시기에 대해서 별도로 명시되어 있는 것은 아닙니다. 그런데도 왜 정기주주총회는 3월에 주로 이루어지고 있을까요?

기존 상법 제350조 3항에서는 전환에 의하여 발행되는 주식의 이익배당기준일과 영업연도 말이 동일한 것을 전제로 하고 있었는데요. 이는 마치 실무에서 이익배당기준일과 영업연도 말은 동일해야 한다는 것으로 여겨졌고 해석되었습니다. 이익배당기준일이 영업연도 말로 동일하게 맞춰지고 상법에서는 기준일의 효력이 3개월을 초과할 수 없다는 점에서 결산 재무제표의 보고와 승인, 배당 내용을 결정하는 정기주주총회는 그동안 3월 말에 집중적으로 개최될 수밖에 없었습니다. 

하지만 3월 말에 집중적으로 이뤄지는 정기주주총회는 주주들의 의결권 행사를 어렵게 하고 결국 형식적인 절차로만 진행될 가능성을 높이는데요. 이러한 현상을 해결하기 위해 상법 제350조 제3항에 대한 규정이 2020년도에 삭제되었습니다. 따라서 실무적으로 기업들이 이익배당기준일을 꼭 영업연도 말이 아닌 다른 날에도 자유롭게 정할 수 있어 정기주주총회를 3월에 개최하지 않아도 되었습니다.

정기주주총회는 꼭 3월에 하지 않아도 됩니다. 정관 개정을 통해 배당기준일을 영업연도말 이외의 날짜로 변경하면 4월이나 일명 ‘장미주주총회’라 불리는 5~6월에도 정기주주총회를 진행할 수 있는데요. 그러나 언제 정기주주총회를 하더라도 주주총회 소집 일시와 장소, 회의 목적사항 등에 대한 필수 내용이 담긴 주주총회 소집통지서는 통지 기한을 꼭 지켜 발송해야 합니다. 

로폼의 ‘주주총회 소집통지서’ 자동작성을 이용하면 정기주주총회를 개최하는 가장 중요한 목적인 감사 보고와 영업 보고 그리고 재무제표의 승인, 이익의 배당, 주식 배당 등 ‘보고 안건’과 ‘결의 안건’에 대한 내용을 간편하게 입력할 수 있습니다.

정기주주총회, 꼭 해야 하나요?

지난 1년간의 사업실적과 결산 재무제표의 보고와 승인, 배당내용 등을 결정하는 정기주주총회는 주식회사라면 꼭 해야 하는데요. 만약 정기주주총회를 진행하지 않으면 어떻게 될까요? 우선, 결산 재무제표의 승인이 이루어지지 않기 때문에 배당에 대한 내용을 정하기 어렵습니다. 또한 임원의 보수와 대표이사의 해임, 이익잉여금 활동 제한 등 회사를 운영하는데 중요한 내용을 결정하는 것에 어려움을 겪을 수 있습니다. 이러한 불이익 외에도 과태료에 처하기도 하는데요. 법원의 명령을 위반하여 주주총회를 소집하지 않으면 500만 원 이하의 과태료에, 주주총회 소집의 통지를 하지 않거나 부정한 통지를 한 경우에는 1000만 원 이하의 과태료에 처할 수도 있습니다.

다만 상법 제363조 4항에 따르면 자본금 총액이 10억 원 미만인 회사는 주주 전원의 동의가 있으면, 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의를 대신할 수 있습니다. 서면에 의한 결의는 결의 목적사항에 대하여 주주 전원이 서면으로 동의를 해야 하며 주주총회에 관한 법률 규정을 따라야 합니다. 

주주 전원의 동의를 받아 서면으로 정기주주총회의 결의를 대신하는 경우, ‘주주총회 결의에 갈음한 서면결의서’를 작성해야 하는데요. 로폼의 ‘주주총회 결의에 갈음한 서면결의서’ 자동작성을 이용하시면 현행 법령이 적용된 문서를 바로 작성하실 수 있습니다. ‘변호사 가이드'를 통해 ‘정기주주총회의 내용’과 ‘서면결의의 내용’ 등 주요 항목에 들어가야 하는 적절한 내용을 안내해드리고 있기 때문에 주주총회 서면결의서를 처음 작성하는 분들도 걱정하지 않으셔도 됩니다. 주주 전원의 동의를 서면으로 받아야 하는 부분도 별도의 문서 없이 로폼의 ‘주주총회 서면결의서(정기)’ 자동작성으로 완성하여 동의를 받으시면 됩니다.

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매년 정기적으로 진행해야 하는 정기주주총회, 로폼에서 간단한 선택만 하면 해당 내용이 반영된 문서를 완성할 수 있습니다.

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