납품확인서 양식, 실무에 바로 사용할 수 있는 거래명세서

납품확인서는 공급자가 물품을 인도하고 수령자가 이를 확인했음을 증명하는 문서입니다. 실무에서는 주로 거래명세서라는 명칭으로 사용되며, 정확한 수량과 규격을 기록하여 분쟁을 예방하는 핵심 서식입니다.

납품확인서(거래명세서) 뜻

납품확인서는 약속한 물품을 실제로 납부했다는 사실을 확인하고, 이를 체계적으로 관리하기 위해 작성하는 서식입니다.

건축 현장, 유통 업체, 대리점 등 물품의 유통과 이동이 빈번한 산업 분야에서 필수적으로 사용됩니다.

물건을 옮겨둔 뒤 구두로만 전달하거나 단순히 문자 한 통 남기는 것만으로는 충분하지 않습니다.

추후 물품 누락이나 수량 불일치 등 예기치 못한 배송 사고가 발생했을 때, 객관적으로 대조해 볼 수 있는 기준이 필요하기 때문입니다.

거래 당사자 간에 "무엇을, 얼마나, 언제 주고받았는지"를 문서로 남겨둠으로써 이러한 분쟁을 사전에 방지할 수 있습니다.

납품확인서 vs 발주서

“납품확인서와 발주서, 비슷한 것 같은데 하나만 쓰면 안 되나요?”

납품확인서와 발주서에 모두 제품의 목록과 수량 등을 기재하기 때문에 동일한 용도라고 오해하시는 경우가 있습니다.

두 문서는 사용되는 시점과 목적이 완전히 다릅니다.

1. 발주서(Purchase Order)

거래를 시작할 때 사용합니다.

구매자가 공급자에게 "이러한 물건을 이 가격에 보내달라"라고 공식적으로 요청하는 서류입니다.

즉 거래의 주문 단계에서 발생합니다.

2. 납품확인서(Delivery Note)

거래가 완료(인도)될 때 사용합니다.

공급자가 물건을 전달하면서 "요청하신 물건을 정확히 보냈으니 확인해달라"라고 건네는 서류입니다.

다시 말해, 물건이 손을 떠나 상대방에게 도착했음을 확인받는 마지막 단계의 문서입니다.

납품확인서 작성 방법

납품확인서에는 거래 내역을 제3자가 봐도 한눈에 알 수 있을 정도로 상세하게 기술해야 합니다.

특히 규격과 수량은 오타 없이 정확히 기재하는 것이 분쟁 예방의 핵심입니다.

반복적인 거래가 일어나는 경우 매번 워드나 엑셀 파일을 열어 내용을 수정하는 작업은 매우 비효율적입니다.

로폼의 자동화 시스템을 활용하면 기존 정보를 불러와 빠르게 문서를 생성하고, 서명까지 한 번에 관리할 수 있습니다.

기존의 수동 작업이 불편했다면 이제 스마트한 시스템으로 업무 환경을 개선해 보세요.

건축 자재 납품확인서의 특징

건설 현장에서는 레미콘, 아스콘, 단열재, 시멘트 등 자재의 종류가 방대하고 수량이 많습니다.

무엇보다 건설 자재는 현장으로 직배송되어 바로 시공에 투입되는 경우가 많기 때문에 별도의 '건축 자재 납품확인서'를 주로 사용합니다.

기본적인 작성 원칙은 일반 거래명세서와 같지만, 건축 현장의 특성상 다음과 같은 차이점에 유의해야 합니다.

• 현장명 기재: 물품이 공급받는 자의 본사 주소가 아닌 실제 자재가 하차된 '현장 명칭'을 반드시 명시해야 합니다.
• 상세 사양 특정: 건축물은 설계도와 규제를 바탕으로 시공되므로 강도, 재질, 모델명 등 규격 정보가 일치하는지 확인하는 것이 중요합니다.
• 검수 확인의 엄격성: 자재는 반입 후 시공이 완료되면 상태 확인이 어려우므로, 반입 시점의 상태에 대한 확인 절차가 더욱 강조됩니다.

신뢰할 수 있는 비즈니스 파트너십의 시작은 투명한 거래 내역 공유에서 시작됩니다.

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