발주서 양식 다운로드, 작성법 - 엑셀보다 편리한 자동작성 양식

엑셀 발주서 양식에 매번 입력하기 번거로우셨나요? 정확한 발주서 작성법과 PDF 다운로드, 전자서명까지 한 번에 끝내는 자동작성 양식을 소개합니다.

발주서란? 거래의 첫 신호탄

발주서(Purchase Order)란 물품이나 용역(서비스)을 구매하기 위해 발주자가 공급자에게 보내는 공식적인 주문 요청서입니다.

실제 업무에서 이 문서는 ‘우리 이런 조건으로 거래 시작합시다!’라고 알리는 거래의 첫 신호탄과 같습니다.

발주서는 제조업, 유통업, IT, 건설, 디자인 등 산업을 불문하고 모든 실무 현장에서 광범위하게 사용됩니다.

평소에 필요하지 않았더라도 비정기적인 행사나 박람회를 준비하면서 비품을 구매할 때 찾기도 합니다.

즉 발주서는 원자재를 주문하고 외주 용역을 맡기거나 인쇄물 제작하는 등 명확한 거래 요청이 필요한 모든 순간에 활용됩니다.

발주서 양식 다운로드

로폼에서는 누구나 간편하게 사용할 수 있는 표준 발주서 양식을 제공합니다.

많은 분들이 엑셀 발주서 양식을 사용합니다. 엑셀은 합계 금액을 계산하기 편하다는 장점이 있죠.

하지만 매번 파일을 열어 '다른 이름으로 저장'하고, 과거 거래 내역을 찾아 공급자 정보를 복사해 붙여넣는 과정은 꽤 번거롭습니다.

로폼의 자동작성 양식으로 이러한 불편함을 해소할 수 있습니다.

몇 가지 정보만 입력하면 공급가액과 세액이 자동으로 계산되고, 한번 입력한 거래처 정보는 저장해두고 불러올 수 있습니다.

작성된 문서는 위·변조가 어려운 PDF 파일로 즉시 다운로드 및 인쇄가 가능합니다.

PDF 형식은 엑셀과 달리 수식이 깨지거나 양식이 틀어질 염려가 없어 공식적인 거래 문서를 주고받기에 가장 적합합니다.

또한 별도 프로그램 없이 로폼에서 바로 전자서명이나 회사 도장(전자날인)을 찍어 원스톱으로 발송할 수 있습니다.

발주서 양식 작성법

완성된 발주서를 보면 그 내용이 어렵지 않은데, 막상 직접 써보려고 하면 막막합니다.

이런 때 아래 내용을 따라 차근차근 따라오면 어렵지 않습니다.
 

발주서에는 공급자와 발주자 정보를 정확히 적어야 합니다.

이 부분은 ‘누가 누구에게’ 주문했는지 명확히 하는 신분증과 같습니다.

발주서는 상호 합의가 필요한 계약서라기보다 일방의 ‘주문서’ 성격이 강하므로 발주자 정보를 더 상세히 기재합니다.

• 공급자(받는 사람): 상호명만 간략히 쓰기도 하지만, 상대방이 명확하게 파악할 수 있도록 사업자등록번호와 상호를 함께 기재하는 것이 좋습니다.
• 발주자(주문하는 사람): 사업자등록번호, 상호, 소재지, 업태, 종목, 대표자, 그리고 실무를 진행할 담당자와 전화번호까지 상세하게 기재합니다.

발주 품목은 이 문서의 심장입니다.

‘품목, 규격, 수량, 단가, 공급가액, 세액’을 정확히 적어 오류가 없도록 해야 합니다.

만약 이 부분을 잘못 적으면 어떻게 될까요?

‘A-1’ 모델 10개를 시켜야 하는데 실수로 ‘A-2’ 100개를 적었다면? 상상만 해도 끔찍합니다.

규격을 잘못 적어 반품도 못 하는 재고가 창고에 쌓이거나, 수량을 잘못 입력해 생산 라인이 멈추는 대참사가 발생할 수 있습니다.

그리고 납품일자, 납품장소, 결제조건(예: 현금, 30일 어음) 등을 명확히 적어 구체적인 거래 계획을 전달합니다.

마지막으로 발행일자를 적어 이 주문이 언제 이루어졌는지 명확히 함으로써, 향후 회계 처리를 편리하게 합니다.

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