주주총회 의사록 공증 받아야 할까요? - 공증서류, 등기, 스타트업

‘주주총회 의사록’이란 회사에서 주주총회를 개최할 때 작성하는 회의록을 말합니다. 상법 제373조에 따라 이 의사록에는 주주총회 과정의 경과 요령뿐만 아니라 결정한 결의사항까지 기재해야 합니다. 이 때 주주총회 결의사항에 등기가 필요한 사항이 있다면 공증인법 제66조의2에 따른 ‘주주총회 의사록 공증’을 받아야 등기할 수 있습니다. 따라서 주주총회 중 등기가 필요한 사항을 결의했다면 주주총회 의사록은 공증 해야 합니다. 실무상으로는 작성한 주주총회 의사록을 공증받아 등기 신청 시 첨부서류로 등기관에게 제출합니다.

주주총회 결의사항 중 등기 필요 사항은?

주주총회 결의사항에는 결의와 별도로 등기를 해야하는 사항이 있습니다. 등기를 신청하려면 의사록에 미리 공증을 받아야 합니다. 주주총회 의사록과 필요서류를 준비해 공증사무소를 방문해 의사록에 공증을 받으시고 이 의사록을 등기소에 제출하면 됩니다. 아래 표에서 주주총회 결의사항 중 ‘등기필요’ 사항을 확인할 수 있습니다. 반대로 주주총회 결의사항 중 등기사항이 없다면 작성한 주주총회 의사록에 공증을 받지 않아도 됩니다.

주주총회 의사록 공증을 받지 않으면?

주주총회 결의사항 중 등기사항이 없다면 공증을 받지 않아도 됩니다. 그러나 등기사항이 있다면 반드시 공증이 필요합니다. 결의사항 중 등기사항이 있음에도 공증을 받지 않아 등기절차를 게을리하거나, 등기를 누락하면 상법 제 635조에 따라 해당 법인 대표는 500만원 이하의 과태료 처분을 받을 수도 있습니다. 이 때 과태료를 내야 될 사람은 법적으로 법인이 아닌 대표자 개인입니다. 따라서 회사의 비용으로 법인등기 과태료를 처리할 수 없습니다. 아래는 주요 법인등기의 등기기한과 게을리한 기간에 따른 과태료 기준입니다.  

▣ 법인등기 기한

• 대표이사 자택주소 이전: 전입신고일로부터 2주
• 임원 취임: 선임결의일로부터 2주(주주총회에서 취임승낙을 한 경우)
• 임원 중임: 중임결의일로부터 2주(주주총회에서 취임승낙을 한 경우)
• 임원 사임: 사임서에 기재된 일자로부터 2주
• 임원 퇴임: 임기만료일로부터 2주(임기 만료)
• 본점 이전:본점이전일로부터 2주 이내(비영리법인은 3주 이내)
  
  ※ 임원의 임기를 연장하는 ‘임원중임’은 주주총회를 통한 ‘임원선임’과 동일한 방법으로 진행합니다. 

▣ 법인등기 과태료 기준

주주총회 이후 등기 필요 사항에 대해 의사록 공증을 받지 않아 법인 등기를 게을리하면 상법 635조에 따른 500만원 이하의 과태료 처분을 받을 수 있습니다. 이 때의 과태료는 법원이 직접 부과합니다. 상법 635조를 근거로 각 법원별 별도 기준을 두고 부과하는데요. 500만원 한도 내에서 해태 기간 1개월 기준으로 5만원에서 10만원을 부과하며 상한은 300만원입니다.

주주총회 의사록 공증에 필요한 서류는?

아래 서류를 준비해주시고 공증 사무소를 방문하면 됩니다.

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