고유식별정보 처리 완벽 가이드: 뜻, 종류부터 동의서 작성법까지

개인의 고유식별정보는 법으로 엄격히 보호됩니다. 이번 가이드에서는 고유식별정보의 정확한 의미와 안전한 처리 방법, 그리고 법적 효력을 갖춘 동의서 작성법까지 상세히 알려드립니다.

고유식별정보란?

고유식별정보란, 법령에 따라 개인을 고유하게 알아볼 수 있도록 부여된 식별 정보를 말합니다.

이는 다른 정보와 쉽게 결합하여 특정 개인을 식별할 수 있어 개인정보 중에서도 매우 민감하게 다뤄지는 편입니다.

대표적인 고유식별정보는 다음과 같이 4가지가 있습니다.

• 주민등록번호: 대한민국 국민에게 부여되는 가장 대표적인 고유식별정보입니다.
• 여권번호: 해외여행 등 국제적으로 신분을 증명할 때 사용되는 정보입니다.
• 운전면허번호: 운전면허증에 기재된 개인의 고유 번호입니다.
• 외국인등록번호: 대한민국에 체류하는 외국인에게 부여되는 고유 식별 번호입니다.

당연히 정보 주체(이용자)는 고유식별정보 처리에 대한 동의를 거부할 권리가 있습니다.

다만 동의를 거부하는 경우 본인 인증이나 특정 자격 확인이 필요한 서비스의 이용을 제한할 수 있습니다.

고유식별정보 처리 방법

개인정보보호법상 고유식별정보가 유출되는 경우 큰 피해를 야기하기 때문에 원칙적으로는 그 처리가 금지됩니다.

하지만 예외적으로 개인정보 보호법 제24조에 따라 처리가 허용되는 경우가 있습니다.

바로 ① 법령에서 구체적으로 처리를 요구하거나 허용하는 경우와 ② 정보 주체로부터 ‘별도의 동의’를 받은 경우입니다.

이를 위반해서 고유식별정보를 처리하면 동법 제71조에 따라 5년 이하의 징역 또는 5천만 원 이하의 벌금에 처할 수 있습니다.

따라서 처리를 가능하게 하는 별도의 법령이 없다면 정보 주체로부터 동의를 받는 절차가 반드시 필요합니다.

고유식별정보 처리 동의서란?

고유식별정보 처리 동의서는 고유식별정보를 적법하게 처리하기 위해 정보 주체로부터 명시적인 동의를 받는 문서입니다.

회사가 서비스 이용자의 개인정보를 수집하거나 이용하기 위해 개인정보처리 동의서를 받고는 하는데요.

고유식별정보 처리를 위해서는 단순히 ‘개인정보 처리 동의’를 받는 것만으로는 부족합니다.

개인정보 처리 동의와 별개의 동의서 양식을 통해 동의를 받아야 합니다.

그리고 동의를 받을 때는 어떤 정보를, 어떤 목적으로, 언제까지 보유할 것인지 사전에 명확하게 알리는 것이 중요합니다.

동의서 작성 방법

고유식별정보 처리 동의서에는 고유식별정보, 처리 목적, 보유 기관, 동의 거부시 발생할 수 있는 불이익을 명시하는 것이 중요합니다.

또한 정보 주체가 내용을 명확히 인지하고 동의할 수 있도록 아래 항목들을 빠짐없이 기재하세요.

만약 별도의 개인정보 처리 방침을 두고 있다면, 다른 세부 사항은 회사의 ‘개인정보 처리 방침’에 따른다고 명시해서 구체적으로 안내하는 것이 좋습니다.

1. 처리하는 고유식별정보 항목 명시

어떤 고유식별정보를 처리하는지 구체적으로 밝혀야 합니다.

특히 주민등록번호는 법률(근로기준법 등)에 특별한 처리 근거가 있는 경우에만 수집·이용이 가능하므로 더욱 주의가 필요합니다.

예) 수집항목: 운전면허번호(도로교통법 제80조), 여권번호(여권법 제7조)

2. 고유식별정보의 처리 목적

‘서비스 제공’과 같이 포괄적인 목적이 아닌 왜 해당 정보가 필요한지 명확하게 작성해야 합니다.

예) 중복가입 방지를 위한 이용자 식별, 채용 시 결격사유 확인 등

3. 보유 및 이용 기간

정보의 보유 기간을 명시해야 합니다. 목적이 달성되면 즉시 파기하는 것이 원칙입니다.

예) 회원 탈퇴 시까지, 고유식별정보 처리 목적을 달성한 날로부터 3개월

4. 동의 거부 권리 및 불이익 안내

정보 주체가 동의를 거부할 수 있다는 사실과, 거부 시 어떤 불이익(서비스 이용 제한 등)이 있는지 알려야 합니다.

5. 제3자 제공에 관한 사항 (필요시)

만약 수집한 정보를 제휴사 등 제3자에게 제공한다면 그에 대한 안내도 필요합니다.

고유식별정보를 누구에게, 어떤 목적으로, 어떤 항목을, 언제까지 제공하는지 등을 알리고 이에 대한 동의를 받아야 합니다.

이 외에도 개인정보 처리 위탁 시에는 수탁자와 위탁 업무 내용을 공개해야 합니다.

고유식별정보의 안전한 처리

고유식별정보의 안전한 처리는 기업의 신뢰와 직결되는 문제입니다.

법적 기준을 준수하여 안전하게 정보를 처리하고, 정보 주체의 권리를 보호하는 것이 무엇보다 중요합니다.

로폼은 기업이 자주 사용하는 다양한 문서를 보유하고 있습니다.

고유식별정보 처리 동의서와 더불어, 이용약관, 개인정보 처리 방침, 개인정보 처리 동의서 양식도 함께 제공하고 있습니다.

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