회사 재직증명서 떼는 법: 근로자, 인사담당자를 위한 발급 가이드

‘재직증명서 한 부만 떼주세요!’ 근로자에게는 꼭 필요한 서류, 인사담당자에게는 반복되는 업무. 양쪽 모두의 입장에서 회사 재직증명서 발급의 모든 것을 속 시원히 알려드립니다.

재직증명서, 언제 왜 필요할까?

재직증명서는 발급 대상이 현재 회사에 소속되어 일하고 있음을 공식적으로 증명하는 문서입니다.

궁극적으로 이 문서는 단순히 ‘재직 중’이라는 사실 확인을 넘어 대상의 안정적인 소득과 사회적 신용을 증명하는 역할을 합니다.

그래서 주로 금융기관이나 관공서에서 대상의 신분과 상환 능력을 확인할 때 요청합니다.

재직증명서 발급 방법

누가 어디에 재직 중이냐에 따라 발급 방법이 조금씩 다릅니다. (하단 표 참조)

교원이나 공무원은 정부24 또는 교육행정정보시스템(나이스)에서 온라인으로도 발급이 가능하죠.

오늘은 가장 많은 분들이 궁금해 하시는 일반 직장인의 회사 재직증명서 발급 방법에 대해 집중적으로 알아보겠습니다.

회사 재직증명서 요청 방법 (근로자)

회사 재직증명서를 발급 받는 가장 일반적인 방법은 회사의 인사팀이나 경영지원팀에 요청하는 것입니다.

보통 결재 후 당일 발급하거나 늦어도 3일 이내에 처리됩니다.

이는 단순한 회사의 배려가 아닙니다.

30일 이상 근무한 근로자가 재직증명서(사용증명서) 발급을 요청하면 회사는 즉시 발급해 주어야 할 법적 의무가 있습니다.

정당한 이유 없이 이를 거부하면 과태료가 부과될 수 있습니다.

법으로 보장된 근로자의 당당한 권리이니, 필요할 때 언제든 요청하세요.

재직증명서 대체 방법

만약 여러 사정으로 인해 회사에 직접 요청하기 곤란하다면 어떻게 할까요?

이때는 국민연금 가입증명서를 대체 서류로 활용할 수 있습니다.

가입증명서에는 나의 연금 가입 이력과 함께 사업장 명칭, 자격 취득일(입사일) 등이 기재되어 있어 재직 사실을 간접적으로 증명해 줍니다.

아무리 급하다고 해서 임의로 재직증명서를 만들면 안 됩니다.

이는 형법 제231조에 따른 사문서 위조에 해당할 수 있으며, 적발 시 최대 5년의 징역 또는 1천만 원의 벌금에 처해질 수 있습니다.

그러나 사전 승낙을 얻었거나 정식 승인 절차를 거쳤다면 그 효력을 유효하게 인정받을 수 있는데요.

만약 회사에서 사용하는 표준 문서가 없다면 로폼 자동작성 양식을 제안해 보세요!

회사 재직증명서 발급 방법 (인사담당자)

이번에는 인사담당자의 입장에서 재직증명서를 발급하는 방법을 알아보겠습니다.

근로자의 재직증명서 발급 요청을 받았다면 우선 사용하는 양식 파일이나 워드 등을 활성화합니다.

그리고 최상단에는 문서 제목(재직증명서)을 표시하고 아래 내용을 정확하게 기재합니다.

프리랜서도 발급해줘야 하나요?

한편 근로자가 아닌 프리랜서가 재직증명서를 요청했을 때도 반드시 응해야 할까요?

근로기준법은 회사의 지휘·감독을 받는 근로자를 보호하기 위해 제정된 법입니다.

따라서 독립적으로 일하는 프리랜서는 일반적으로 근로기준법의 적용을 받지 않습니다.

또한 재직증명서 발급 의무도 근로기준법에서 정하는 사항이기 때문에 프리랜서에 대한 법적인 발급 의무는 없습니다.

하지만 실무에서는 원활한 업무 관계를 위해 재직증명서 대신 ‘계약사실확인서’나 ‘위촉증명서’ 등의 명칭으로 계약 기간과 내용을 확인해 주는 경우가 많습니다.

재직증명서 발급 자동화

인사담당자들은 보통 회사에 저장된 기존 양식이나 인터넷 서식을 활용해 재직증명서를 발급합니다.

하지만 이 과정에서 수기 입력으로 인한 실수가 생기거나, 매번 양식을 찾아 수정하는 데 시간을 뺏기기 쉽습니다.

근로계약서, 경력증명서 등 수많은 인사 서류를 각각 관리하다 보면 혼선이 생기기도 합니다.

이제 로폼에서 인사 업무 문서를 한 번에 관리하며 업무 효율을 높여보세요.

재직증명서는 물론 경력증명서, 근로계약서, 교부확인서 등 다양한 인사 문서를 제공합니다.

전자서명과 전자날인까지 원스톱으로 진행되어 서류 처리 과정을 획기적으로 단축할 수 있습니다.

스마트한 인사 업무의 시작

재직증명서 발급은 사소해 보이지만 정확하고 신속한 처리가 중요한 업무입니다

 근로자에게는 자신의 경력과 신용을 증명하는 중요한 도구이며, 인사담당자에게는 회사의 신뢰도를 보여주는 얼굴이기 때문입니다.

이제 로폼의 자동작성 시스템을 통해 단순 반복 업무에 드는 시간을 줄이고, 보다 중요한 전략적 인사 관리에 집중해 보세요.

정확하고 체계적인 문서 관리가 곧 스마트한 인사 업무의 첫걸음입니다.

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